INSTALACIÓN DEL MÓDULO

INTRODUCCIÓN DEL MÓDULO

CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO 2MASSCONTRACTS

CONFIGURACIÓN Y ACTIVACIÓN DEL MÓDULO

1) Una vez que los archivos están instalados o subidos a Dolibarr, el módulo se activa en módulos de Dolibarr en la pestaña de «Gestión de Relaciones con Clientes».

2) A continuación, debemos de configurar el módulo y para especificar la configuración según sus preferencias, debe hacer clic en el botón de configuración.

La configuración del módulo ofrece distintas configuraciones:

1) Número de días de aviso antes de la fecha de facturación del periodo.

2) Número de días de aviso después de la fecha de facturación del pedido. Ambas nos permitirán visualizar las facturas pendientes de realizar en el panel de la página de inicio.

3) Activar el uso de periodos naturales. Si está a Si, un periodo podrá ir del 20 de mayo al 20 de junio. Si está a no se harán dos periodos, del 20 de mayo al 31 de mayo y del 1 de junio al 20 de junio.

4) Si el contrato no tiene fecha de finalización, se renovará automáticamente durante los periodos aquí indicados.

5) Opción de generar automáticamente los PDF de las facturas en la creación masiva de estas.

6) Envío automático de los PDF generados. No se enviarán facturas en estado borrador. Las facturas se enviarán al contacto de facturación del contrato y en caso de no existir, al e-mail del tercero.

1) Una vez seleccione en el selector «Contratos a facturar» le aparecerá automáticamente en la página de inicio.

Le ofrecerá la información de los contratos que necesiten facturarse, y desde ahí mismo podremos facturarlos.

USO DEL MÓDULO

GESTIÓN DE UN CONTRATO

En primer lugar se ha de crear un contrato, como se hace de forma normal en Dolibarr.

Para ello se ha de añadir un producto o servicio en el contrato de Dolibarr, con una fecha de inicio y una de fin (dependiendo de la configuración del módulo, esta puede ser opcional).

1) Una vez realizado este paso, se ha de ir a la pestaña «Facturación» para encontrar los productos o servicios que se añadieron en el contrato.

2) Después hay que indicar en la columna «Precio» si el precio del servicio corresponde al periodo mensual, anual, semestral, diario, etc.

3) Repetición del pago: El campo «Repetición» permite especificar cada cuanto tiempo queremos facturar el contrato (Mensual, semestral, trimestral, anual).

4) El campo facturación, nos obligará a decidir entre facturar a comienzo del periodo, o al final del periodo.

Al editar alguna de las suscripciones, podemos modificar las fechas de los períodos (1) si estos no están marcados como facturados (3), podemos indicarle los importes de cada uno de los períodos (2), e indicar si la suscripción está activa a facturar o no (4) sin necesidad de eliminarla.

Para finalizar hemos de hacer clic en el botón «Añadir».

1) Finalmente podremos imprimir el listado de servicios y sus vencimientos en un fichero .odt. (open office o libre office).

2) O crear las facturas de los distintos periodos de forma manual.

SEGUIMIENTO DE CONTRATOS

El módulo dispone de un panel en la página de inicio de Dolibarr que le permitirá realizar el seguimiento de la facturación de los contratos a nuestros clientes.

Este panel muestra la siguiente información:

– Referencia del contrato

– El tercero relacionado con contrato

– Fecha en que debería facturarse (teniendo en cuenta los plazos programados)

– El importe a facturar

– Advertencia, si procede, de plazo expirado

El número de filas o contratos a mostrar dependerá de la configuración realizada en Dolibarr.

FACTURACIÓN DE CONTRATOS

La creación de facturas de los servicios se realiza con la ayuda del botón «Crear factura» que se encuentra en la parte inferior derecha.

La pantalla de creación de facturas es similar a las facturas que se crean normalmente desde Dolibarr, salvo la parte inferior.

Seleccione los plazos que desea facturar. Por defecto el módulo selecciona el periodo actual, o el período que está a punto de caducar.

FACTURACIÓN EN MASA

Algunos usuarios Dolibarr trabajan una cantidad de importantes de facturas, la creación manual de estas últimas puede convertirse en una tarea pesada…

Desde el panel del inicio podremos facturar todas los servicios que están a punto de vencer, haciendo clic en el enlace «Facturar».

Desde aquí podremos seleccionar los contratos a los que deseamos facturar sus servicios a punto de expirar indicando la fecha de facturación.

1) El módulo permite validar o no las facturas creadas de forma automática. Dependiendo de la configuración del módulo. Las facturas pueden o no enviarse por correo de manera automática.

2) Aquí podrá insertar una linea personalizada a todas las facturas de forma masiva. Insertando la descripción, importe y IVA correspondiente.